阿部事務所

経理ナビを使って、請求書を発行する、売掛を管理する、現金の管理をする、これらの結果は、すべて会計ソフトに読み込む形式で書き出すことができます。ちょと高度ですが、コツをつかめば、思ったより簡単です。
一度使うとやめられない便利さです。

基本的な考え方と仕組みのおさらいですが

経理をやれば会計に必要なデータの大半がそろう

請求事務や売掛管理・支払管理・給与計算などの「経理」をやれば「会計」に必要なデータの大半は残っているはずです。このデータは実際に請求した金額や支払った給与そのものですから、正確性という点では折り紙付きです。このデータを会計のルールである「仕訳」という形式で書き出すのが仕訳書出です。

CSVというテキストデータを介しておこなう

経理ナビで書き出すデータは会計ソフトが読み込める形式であるCSVという形式です。同じCSVでも会計ソフトによって形式（配列）が異なります。現時点で経理ナビが書き出す形式は「ビズソフト会計」と「弥生会計」が読み込むことができる形式です。会計ソフトの側では、形式が整っていれば同一のデータでも取り込みます。そこで経理ナビの側で二重取り込みを防ぐ仕組みがある、ということが第1回の話でした。

ここまでを前提として運用上のルールを決めておく必要があります。
ルールとは「誰が」が「何時」「どのデータ（何を）」を会計ソフトに取り込むかとくルールです。

請求書の発行が終わった、今日の経費の入力が終わった、売掛金の回収チェックが終わった、など、仕事の一区切りごとにとに仕訳を書き出し会計ソフトに取り込むことを「都度書出」と呼ぶこととします。これに対し、一月分とか極端な話し一年分とか、まとめて書き出すことを文字通り「まとめ書出」と呼ぶこととします。推奨はズバリ「都度書出」です。これは、経理ナビと会計ソフト両方を同一の人が（経理担当という集団でもよいが）行っていることが前提となります。
この方式を推奨する最大の理由は「私がやってみて」という、きわめて理論的でない？理由です。

どのデータを取り込むかが、運用ルールのポイントです。
経理ナビはそれ自体で単独のソフトであり、請求書発行だけ、あるいは給与明細作成だけという使い方もできます（こういった使い方の方が多いかもしれません）。また、制度会計のワクにこだわらないシミュレーションツールとしての使い方もあります。一方、会計は「起きた事実」（請求した、給与を払った、など）を正確に記帳する必要があります。
「何を」取り込むかという点で注意しなければならない点は次の４つです。

（１） 正確性
（２） 網羅性
（３） 二重取り込み防止
（４） 検証が容易である
一つずつポイントをまとめておきます。

会計データ（仕訳）としてふさわしいデータだけを書き出すこと。未確定の予定データや誤ったデータを含まないということです。あとで詳述しますが、経理ナビは回収予定や支払予定データも生成しています。これらは、仕訳書出をしないほうがよいでしょう。
経理ナビで請求書を発行していれば売上データ（借方／売掛金　貸方／売上）については、金額や相手先が違うデータを書き出しする危険はほとんどありません。しかし、回収データの消し込みを経理ナビでやっていなければ回収に関するデータは正確である保証はありません。
書き出すデータは「何か」は、経理ナビの運用によって違ってくるということです。

個々のデータが正しくとも、その書き出ししたデータが「全部」であるという保証はありません。経理ナビで請求書を発行しているとすれば、そのデータのすべてが書き出されているということが保証できる運用でなければなりません。これは、どうしたらいいのでしょう。これは、どうしたら全部書き出したことが保証できるかということを考慮する運用ルールを作ることしかありません。これも詳述しますが「経理ナビ」は、書き出し済みのデータと未書き出しのデータを区別する仕組みがありますから、これを活用しましょう。また、「都度書き出し」を推奨する理由の一つがこれです。

同一のデータを二重に取り込んでしまえば、あきらかにそれは間違いです。あまり、ありそうもない気がするのですが、実際は起きてしまいます。
その最大の理由は「整理整頓」しないことです。経理ナビから仕訳を書き出しすると初期設定ではデスクトップにファイルが書き出されます。仕訳取り込みが終わって、用済みとなったファイルを削除しないでおくと、次回取り込み時に、間違って取り込んでしまう可能性があります。デスクトップはきれいにしましょう。
もう一つは「書出後の修正」です。現金出納帳のデータを書き出したあとで「摘要」も文字を訂正したような場合です。この場合経理ナビの初期設定では「書出後に修正があったもの」も仕訳書出の対象となります。
これも後で詳述しますが、書き出し条件の設定画面で、細かな設定ができます。実際の運用としては、これらは書き出しせず「摘要」文字の追加や修正は経理ナビで行うと同時に会計ソフトで直接行うべきです。

ルールを作るときの重要なポイントの一つに「検証が容易である」ということがあります。仕訳書出して会計ソフトの取り込むという作業が正確に終わったかかどうかチェックする必要があります。経理ナビの帳簿と取り込んだ会計ソフトの帳簿の残高は一致しているでしょうか。「検証の容易性」とは、もし思い通りの結果にならなかった場合、残高が違ってしまった場合などに、短時間で原因にたどりつけるか、やり直しや訂正ができるかということです。
これは、どのように経理ナビと会計ソフトを運用しているかによって、個々に違ってきます。しかし一般的に言えることは、チェックするデータが少なければ、すぐに間違いが発見できます。これも「都度書出」を推奨する理由です。