阿部事務所

経理（担当）の重要な仕事が支払管理です。これも経理ナビが得意な仕事です。

「誰に、いつ、いくら」支払わなければならいないか？

やり方、形式は様々ですが、規模の大小を問わず、期日別や月別の支払予定表を作成し、管理していると思います。経理ナビは、この支払予定の管理をすることができます。それだけでなく、関連帳簿の作成や、一連の支払管理に使うことができます。また、売掛金管理の機能も使えば、両方合わせた結果である収支管理ができます。

企業を経営していれば必ず「金銭債務」が発生します。仕入代金の支払や借入の返済などのことです。この金銭債務の発生原因の大半は「契約」によります。分類すると、商品などを「掛け」購入した対価である「買掛金」「未払金」と借入金の返済やリース料などの支払いに分けることができます。


第1グループは、商品の代金や外注費の支払いなどですから、毎月、金額が違います。また、相手により、締日や支払日が異なり、こちらの都合で支払日や締日を決めることができない場合も多いでしょう。

第2グループの債務は金銭消費貸借契約や賃貸借契約などにより、発生する債務です。このグループは、毎月同じ金額か、おおむね同じ金額で、毎月支払いが発生します。家賃、電話代、リース料、借入金返済などです。給料も性格が似ています。

第2グループは、相手先も金額も固定的ですから、把握することが、わりあい簡単ですが、第1グループ（買掛金・未払金）の管理が大変です。第1グループは金額も毎月、大きく変動します。これが、簡単にできれば、支払管理はうんと楽になります。

経理ナビの「取引の入力」に「仕入＆支払取引の入力」があります。これをクリックすると「仕入新規作成」という伝票のような画面が立ち上がりますから、これに下記の項目を入力します。

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（１）相手先　支払の相手（仕入先）の会社名

（２）金額　　支払うべき金額

（３）出金元　支払を予定している口座（銀行名など）

（４）支払日　支払予定日


このうち、金額以外の項目は「仕入先設定」で、あらかじめ登録しておけば便利です。登録していない仕入先でも、「仕入新規作成」で登録すれば、仕入先台帳にも登録されますから、次回からはメニューから選ぶことができます。

買掛金の管理では、支払期日ごとに集計しなければなりません。これが一番やっかいです。仕入を登録すると次の資料が自動的に作成されています。

（１）買掛残高一覧表

（２）買掛支払帳

（３）通帳（預金帳）、現金出納帳

（４）収支予定表

（５）支払集計表

この他にも、仕入帳や各種集計表が作成されますが、支払管理に重要な帳簿、資料は上記のものです。

まず（１）の買掛残高一覧表をみてみましょう。

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月単位で、「支払ったもの」、「これから支払うべきもの」の一覧が作成されています。これが、買掛金の月別の支払予定表です。

次に（３）の通帳や現金出納帳をみてみましょう。通帳の支払予定日に予定金額がブルーの文字で記帳済みです。経理ナビの帳簿では、確定した金額（回収済み、支払い済み）は、黒で、予定はブルーで表示されます。通帳を見るのが、一番分かり易く手っ取り早いかもしれません。なにせ、将来の通帳が記帳されているのですから。

支払予定を期日別に集計すること、月単位の支払予定表を作ること、これが支払管理の第一歩です。

経理ナビでは「仕入」とは、掛けで支払うものをいいます。「仕入」という言葉にこだわらないでください。データを会計ソフトに書き出す場合の会計上の勘定科目は支払先別に設定できます。買掛残高一覧表、買掛支払帳など、経理ナビの支払管理機能を使いたい支払はすべて「仕入」と考えてください。